Wie sich KMU mit bis zu 500 Mitarbeitenden jetzt professionell aufstellen
Die E-Rechnung ist kein Randthema für die Buchhaltung mehr, sondern ein strategisches Projekt für die Unternehmensführung. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung für B2B-Umsätze schrittweise Pflicht. Spätestens ab 2028 kommen Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitenden an standardisierten, digitalen Rechnungsprozessen nicht mehr vorbei.
Für KMU bedeutet das:
- gewachsene Strukturen und Abläufe prüfen
- IT, Buchhaltung, Fachabteilungen und Steuerberatung zusammenbringen
- Datenschutz, DSGVO und IT-Sicherheit von Anfang an mitdenken
Wer das Thema früh und strukturiert angeht, gewinnt Transparenz, Geschwindigkeit und Sicherheit im gesamten Finanz- und Verwaltungsbereich.
1. E-Rechnungspflicht – was kommt auf KMU konkret zu?
Auch wenn Übergangsfristen etwas Luft verschaffen: Für Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitenden ist die E-Rechnung keine Option, sondern ein klares Zielbild.
Die großen Linien:
- Elektronische Rechnungen müssen strukturierte, maschinenlesbare Formate nutzen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD 2.x).
- Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen gelten künftig nicht mehr als E-Rechnungen.
- Unternehmen müssen E-Rechnungen sowohl empfangen als auch versenden können.
- Spätestens im Zusammenspiel mit einem künftigen Meldesystem für die Umsatzsteuer wird die saubere, digitale Verarbeitung zur Pflichtaufgabe.
Für KMU heißt das:
Die bisher oft gemischte Landschaft aus Papier, PDF per Mail und Excel-Listen gehört auf den Prüfstand. Sie brauchen ein durchgängiges, digitales Rechnungswesen, das Ihrer Unternehmensgröße und -struktur gerecht wird.
2. Was ändert sich durch die E-Rechnung in Unternehmen bis 500 Mitarbeitende?
Standardisierte Formate in gewachsenen Systemlandschaften
Viele KMU nutzen heute eine Kombination aus:
- ERP-System
- Finanzbuchhaltung
- Branchenlösung
- DMS oder Fileserver
Mit der E-Rechnung müssen diese Systeme standardisierte Formate unterstützen, insbesondere:
- XRechnung
- ZUGFeRD 2.x
Wichtig ist nicht nur, dass das Häkchen „E-Rechnung“ im Tool vorhanden ist, sondern dass die Formate in Ihre gesamte Prozesskette passen.
Versand, Empfang und Freigabeprozesse
Gerade in Unternehmen mit mehreren Abteilungen und Standorten braucht es klare digitale Workflows:
- Wie kommen Eingangsrechnungen ins System (Portal, E-Mail, Schnittstelle)?
- Wer prüft fachlich, wer gibt frei, wer bucht?
- Wie werden Vertretungsregelungen abgebildet?
- Wie werden Rückfragen dokumentiert?
Die E-Rechnung ist hier ein Hebel, um Freigabeprozesse zu standardisieren und medienbruchfrei abzubilden.
Archivierung, GoBD und DSGVO
Für KMU mit bis zu 500 Mitarbeitenden stehen zwei Themen gleichberechtigt nebeneinander:
- GoBD-konforme Archivierung
- Unveränderbarkeit der Belege
- Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Freigaben
- Aufbewahrungsfristen
- Datenschutz und Informationssicherheit
- DSGVO-konforme Speicherung
- Zugriffskonzepte und Rollen
- IT-Sicherheit (z. B. Verschlüsselung, Backup, Schutz vor Ransomware)
Rechnungsdaten enthalten regelmäßig personenbezogene Daten (z. B. Ansprechpersonen, Kontaktdaten, Bankverbindungen). Damit sind sie auch ein Thema für Datenschutz, Managementsystem und internen oder externen Datenschutzbeauftragten.
Praxis-Tipp für KMU:
Führen Sie einen kleinen, internen Check durch:
- Welche Systeme erzeugen oder verarbeiten Rechnungen?
- Welche Mitarbeitenden haben Zugriff?
- Wie werden Backups erstellt und getestet?
- Gibt es bereits dokumentierte Prozesse (Leitfäden, Arbeitsanweisungen)?
So sehen Sie schnell, wo Sie nachschärfen müssen.
3. Welche Vorteile haben KMU beim frühen Umstieg auf E-Rechnungen?
1. Deutlich weniger Routineaufwand
Gerade in KMU mit schmal besetzten Buchhaltungs- und Admin-Teams ist die Entlastung enorm:
- automatische Datenerfassung statt Abtippen
- weniger Rückfragen und Korrekturen
- schneller Überblick über offene Posten
Das schafft Luft für Analysen, Planung und Steuerung, statt nur „Feuerwehr“ im Tagesgeschäft.
2. Schnellere und transparentere Zahlungsprozesse
- standardisierte Rechnungsdaten laufen schneller durch Prüfung und Freigabe
- Skontofristen und Zahlungsziele werden besser genutzt
- Mahnläufe können sauber automatisiert werden
Das wirkt direkt auf Liquidität und Planungssicherheit.
3. Bessere Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung
- strukturierte Daten statt Beleg-Puzzle
- weniger Medienbrüche
- effizientere Vorbereitung von Abschlüssen und Prüfungen
Gut organisierte E-Rechnungsprozesse reduzieren nicht nur den Zeitaufwand, sondern auch das Risiko von Beanstandungen.
4. Stärkung von Vertrauen und Reputation
Professionell aufgesetzte digitale Prozesse, klare Verantwortlichkeiten, gelebter Datenschutz und saubere IT-Sicherheit:
- stärken das Vertrauen von Geschäftspartnern
- reduzieren das Risiko von Bußgeldern und Reputationsverlust
- zahlen auf ein modernes Unternehmensbild ein
4. Tools und Lösungen für KMU – worauf es ankommt
Für Unternehmen bis 500 Mitarbeitende spielen folgende Kriterien eine zentrale Rolle:
- DSGVO-konforme Cloud- oder On-Premises-Lösung
- Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD 2.x
- Schnittstellen zu ERP, Fibu, DMS und Steuerberatung
- sauberes Berechtigungskonzept und Protokollierung
Beispiele aus der Praxis:
- Papierkram, sevDesk, Easybill
Gut geeignet für Unternehmen mit kleineren oder mittleren Volumina, Projektgeschäft, Dienstleistung.- E-Rechnungsformate bereits integriert
- API-Schnittstellen für die Anbindung an andere Systeme
- Nextcloud
In Kombination mit geeigneten Apps kann Nextcloud als revisionssicheres Archiv und zentrale Dateiablage genutzt werden, etwa für:- strukturierte Ablage von E-Rechnungen
- Berechtigungskonzepte für Buchhaltung und Management
- technische Umsetzung von Aufbewahrungs- und Löschkonzepten
- Automatisierungstools wie n8n
Ideal, um Ihre Systemlandschaft zu verknüpfen:- E-Rechnung entsteht im ERP oder Rechnungsprogramm
- Daten laufen automatisch zur Steuerberatung
- Belege werden in Nextcloud oder DMS archiviert
- Benachrichtigungen an Verantwortliche bei Freigaben oder Fehlern
Wichtiger Hinweis:
Achten Sie bei allen Lösungen darauf, dass Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD 2.x bereits heute unterstützt. Alles andere ist ein Auslaufmodell.
5. Praxisbeispiele aus KMU
Beispiel 1: Produktionsunternehmen mit 180 Mitarbeitenden
Ausgangslage:
- ERP-System, separate Fibu-Software, Ablage auf Fileservern
- Eingangsrechnungen teils per Post, teils als PDF per Mail
- Freigabe per Papierumlauf oder E-Mail
Umstellung:
- Einführung eines E-Rechnungs-Workflows mit Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD
- Zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen, automatisierte Erkennung und Zuordnung
- Fachliche Prüfung und Freigabe in einem digitalen Workflow
- Archivierung im DMS bzw. in einer DSGVO-konformen Nextcloud-Struktur
- Schulung der Mitarbeitenden in Buchhaltung, Einkauf und Teamleitungen
Ergebnis:
- deutlich weniger Laufzettel und E-Mail-Chaos
- bessere Nachvollziehbarkeit für Geschäftsführung und Controlling
- mehr Sicherheit bei GoBD, DSGVO und IT-Sicherheit
Beispiel 2: Agentur mit 45 Mitarbeitenden
Ausgangslage:
- Projektgeschäft mit vielen kleinen Rechnungen
- Nutzung eines Online-Rechnungstools und externer Steuerberatung
- Ablage von Belegen in verschiedenen Ordnern und Postfächern
Umstellung:
- Wechsel auf eine Lösung mit E-Rechnungsfunktion (z. B. sevDesk oder Easybill)
- Automatisierte Übertragung der Daten an die Steuerberatung
- Nutzung von n8n zur Ablage aller Rechnungen in einer strukturierten Nextcloud
- Einführung eines kurzen internen Leitfadens: „So erstellen wir E-Rechnungen, so prüfen wir Eingangsrechnungen“
Ergebnis:
- Buchhaltungsthemen sind für die Geschäftsführung transparenter steuerbar
- die Steuerberatung arbeitet schneller und mit weniger Rückfragen
- die Agentur ist für die E-Rechnungspflicht bestens vorbereitet
6. Fahrplan für KMU: In sechs Schritten zur zukunftssicheren E-Rechnung
- Systemanalyse
- Welche Systeme erzeugen, empfangen und speichern heute Rechnungen?
- Welche Formate werden bereits unterstützt?
- Anforderungen definieren
- Welche Abteilungen müssen eingebunden werden (Einkauf, Vertrieb, Projektmanagement, Buchhaltung, IT)?
- Welche Compliance-Anforderungen haben Sie (Branche, Konzernvorgaben, Zertifizierungen)?
- Lösungen auswählen
- Rechnungs- und ERP-Tools mit XRechnung/ZUGFeRD 2.x
- Archivierungslösung (z. B. DMS, Nextcloud)
- Schnittstellen und Automatisierung (z. B. n8n)
- Datenschutz und IT-Sicherheit integrieren
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aktualisieren
- Technische und organisatorische Maßnahmen für Informationssicherheit prüfen
- Rollen- und Berechtigungskonzepte festlegen
- Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung mit Dienstleistern prüfen
- Pilotphase starten
- E-Rechnung mit ausgewählten Lieferanten und Kundinnen bzw. Kunden testen
- interne Freigabe- und Prüfprozesse im kleinen Rahmen erproben
- Feedback der Buchhaltung und Fachbereiche einholen
- Rollout und Schulungen
- Rollout im gesamten Unternehmen planen
- kurze, verständliche Schulungen für alle relevanten Mitarbeitenden
- klare Ansprechpersonen für Fragen benennen
Fazit: KMU gewinnen, wenn sie E-Rechnungen strategisch angehen
Für Unternehmen bis 500 Mitarbeitende ist die E-Rechnung mehr als eine zusätzliche Pflicht. Sie ist ein Hebel, um:
- Buchhaltung und Verwaltung effizienter und transparenter zu machen
- Risiken rund um Datenschutz, DSGVO, IT-Sicherheit und Bußgelder zu reduzieren
- die Zusammenarbeit mit Steuerberatung, Partnern und Kundschaft zu verbessern
Wenn Sie jetzt prüfen, ob Ihre Systeme E-Rechnungen im passenden Format erzeugen, empfangen und revisionssicher archivieren können, schaffen Sie die Grundlage für einen geordneten, stressfreien Übergang.
Wenn Sie sich Unterstützung wünschen – sei es bei der datenschutzkonformen Ausgestaltung der Prozesse, bei Schulungen oder bei der Einbindung der E-Rechnung in Ihr Managementsystem für Datenschutz und Informationssicherheit – begleite ich Sie mit LexGeneralis-Datenschutzconsulting als externer Datenschutzbeauftragter und Jurist gern auf diesem Weg. Pragmatistisch, verständlich und mit einem klaren Blick auf die Praxis in Ihrem Unternehmen.