1. Einstieg: Ein ganz normaler Vormittag in der Geschäftsführung
Es ist 9:15 Uhr, der Kalender ist voll: Budgetbesprechung, Personalthema, ein wichtiges Mandat oder Projekt. Noch schnell die E-Mails überfliegen – und dort liegt sie:
- Eine Anfrage der Aufsichtsbehörde mit Fragen zu einem Auskunftsersuchen.
- Oder eine Beschwerde eines Kunden / einer Mandantin, die sich über den Umgang mit ihren Daten beschwert.
- Oder eine Nachricht der IT, dass es einen Sicherheitsvorfall gegeben haben könnte.
Im CC: IT, Assistenz, vielleicht der oder die externe Datenschutzbeauftragte.
Spätestens jetzt wird spürbar, warum Datenschutz Führungsaufgabe ist:
Die eigentliche Frage lautet nicht mehr „Wo liegt das Protokoll?“, sondern:
- Was ist unsere Linie im Umgang mit personenbezogenen Daten?
- Haben wir das Thema strategisch im Griff – oder drehen wir uns im Einzelfall?
Viele Unternehmen und Kanzleien merken an solchen Tagen, dass Datenschutz eher als lästige Pflicht „mitläuft“, statt als bewusste Managementaufgabe gesteuert zu werden. Genau hier setzt dieser Beitrag an.
2. Warum Datenschutz Führungsaufgabe ist – Relevanz ohne Paragraphen
Auch ohne Gesetzestexte lässt sich die Führungsverantwortung im Datenschutz klar begründen. Es geht um drei Ebenen, die nur auf Leitungsebene zusammengeführt werden können.
2.1 Strategie und Risiko
Datenschutz berührt zentrale Vermögenswerte Ihres Unternehmens oder Ihrer Kanzlei:
- personenbezogene Daten von Kundschaft, Mandantinnen und Mandanten, Mitarbeitenden
- vertrauliche Informationen zu Fällen, Projekten, Verträgen
- die eigene Reputation am Markt
Nur die Geschäftsführung oder Inhabende können entscheiden:
- welches Risiko im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit tragbar ist
- wie viel in Prävention, Systeme, Schulungen und Beratung investiert wird
- welche Rolle Datenschutz in der Unternehmensstrategie spielt
Diese Entscheidungen lassen sich nicht „nach unten“ delegieren. Die Umsetzung schon – die Grundsatzentscheidungen nicht.
2.2 Kultur und Vorbildfunktion
Mitarbeitende spüren sehr schnell, welche Themen wirklich wichtig sind:
- Gibt es klare Signale aus der Leitung, dass Datenschutz und Informationssicherheit ernst genommen werden?
- Wird selbst sorgfältig mit E-Mails, Dokumenten und Zugängen umgegangen?
- Wird bei neuen Projekten automatisch gefragt: „Welche Daten verarbeiten wir – und ist das sauber geregelt?“
Wenn Führungskräfte Datenschutz sichtbar leben, folgt das Team. Wenn Datenschutz nur dann Thema ist, wenn „Feuer brennt“, bleibt es eine lästige Pflicht.
2.3 Externe Verantwortung und Haftung
Am Ende steht die Leitung nach außen für das Unternehmen oder die Kanzlei:
- gegenüber Aufsichtsbehörden
- gegenüber Betroffenen
- gegenüber Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern
Technik, IT-Sicherheit, Managementsystem und Dokumentation können delegiert werden. Die Verantwortung, dass es insgesamt stimmig ist, bleibt oben.
3. Typische Praxisfehler: Wenn Datenschutz „irgendwo mitläuft“
3.1 „Datenschutz ist bei der IT aufgehängt“
Ein verbreitetes Muster:
Datenschutz wird – oft aus praktischen Gründen – bei der IT oder in der Administration „mitgeparkt“.
Typische Folge:
- Fokus auf technische Maßnahmen,
- aber zu wenig Blick auf Prozesse, Kommunikation, Verträge und Schulungen.
Datenschutz ist jedoch mehr als IT-Sicherheit:
- Bewerbungsverfahren, Personalakten, Mandatsakten, Papierablage
- externe Dienstleister, Marketing, Website, Kollaborationstools
- Umgang mit Auskunftsersuchen, Beschwerden, Löschwünschen
Ohne klare Führungsentscheidungen laufen IT und Fachbereiche schnell in unterschiedliche Richtungen.
3.2 Datenschutz nur als Projekt oder „Feuerwehr-Einsatz“
Viele Organisationen beschäftigen sich mit Datenschutz:
- wenn ein neues System eingeführt wird
- wenn ein größerer Kunde Anforderungen stellt
- wenn eine Anfrage der Aufsicht kommt
- wenn ein Vorfall passiert ist
Danach flacht die Aufmerksamkeit wieder ab. Es gibt keine dauerhafte Struktur, kein Managementsystem, keine regelmäßige Aktualisierung.
Das ist verständlich – aber riskant. Denn:
- Technik ändert sich,
- Dienstleister ändern ihre Bedingungen,
- Mitarbeitende kommen und gehen.
Ohne dauerhafte Führungsaufmerksamkeit veraltet ein einmal eingerichtetes Datenschutzkonzept schnell.
3.3 Unklare Rollen: IT, Fachbereich, Datenschutzbeauftragte
Ein weiterer Klassiker:
- IT fühlt sich für alles Technische zuständig,
- Fachbereiche entscheiden über neue Tools,
- der oder die externe Datenschutzbeauftragte soll „absegnen“.
Was fehlt: Eine klare Zuordnung, wer steuert, wer entscheidet und wer berät. Gerade die Priorisierung von Maßnahmen – also: „Was machen wir zuerst?“ – ist ohne Leitungsebene kaum möglich.
3.4 Zu viel Detail, zu wenig Entscheidung
In Workshops erlebe ich häufig:
Führungskräfte werden mit sehr technischen oder juristischen Details konfrontiert. Die Folge: Überforderung, Rückzug, „Machen Sie das bitte unter sich aus“.
Damit fällt aber genau das weg, was nur Führung leisten kann:
- Zielbild definieren („Welches Datenschutzniveau wollen wir erreichen?“)
- Ressourcen freigeben
- Konflikte zwischen Datenschutz, Fachanforderungen und Wirtschaftlichkeit moderieren
4. Pragmatische Lösungen: Wie Führung Datenschutz steuern kann
Die gute Nachricht:
Sie müssen nicht selbst Verfahrensverzeichnisse schreiben oder Server konfigurieren. Aber es braucht einen klaren Führungsrahmen.
4.1 Klar entscheiden: Was ist unser Anspruch im Datenschutz?
Ein erster Schritt ist erstaunlich wirkungsvoll:
- Auf welchem Niveau wollen wir uns im Datenschutz bewegen?
- Minimal: „Gerade so gesetzeskonform“
- Solide: „Stabil, prüffest, ohne übertreiben zu wollen“
- Ambitioniert: „Datenschutz als Qualitätsmerkmal“
Diese Entscheidung hilft bei allen Folgefragen:
- Wie viel investieren wir in Managementsystem, IT-Sicherheit, Schulungen?
- Wie konsequent ziehen wir Vorgaben bei Dienstleistern und Projekten durch?
- Welche Risiken sind für uns inakzeptabel?
4.2 Verantwortlichkeiten sauber definieren
Ein pragmatisches Modell:
- Geschäftsführung / Inhabende / Notarinnen und Notare
- legen Ziele, Prioritäten und Budget fest
- entscheiden bei Konflikten (z. B. Komfort vs. Sicherheit)
- Datenschutzbeauftragte / Datenschutzkoordination
- beraten, prüfen, strukturieren
- entwickeln Leitfäden, Vorlagen, Checklisten
- IT / Informationssicherheit
- setzen technische Maßnahmen um
- kümmern sich um IT-Sicherheit, Systeme, Zugänge
- Fachbereiche
- tragen Verantwortung für „ihre“ Prozesse (z. B. Personal, Mandatsführung, Marketing)
- binden Datenschutz frühzeitig ein
Führung sorgt dafür, dass dieses Zusammenspiel funktioniert – etwa über klare Regelungen und kurze Entscheidungswege.
4.3 Schlankes Datenschutz-Managementsystem etablieren
Es braucht nicht immer ein umfangreiches Zertifizierungssystem. Oft reicht ein schlankes, aber strukturiertes Vorgehen:
- Übersicht der wesentlichen Verarbeitungstätigkeiten
- Zuordnung von Risiken und Schutzbedarf
- klare Liste der wichtigsten technischen und organisatorischen Maßnahmen
- definierte Abläufe für Vorfälle, Auskunftsersuchen, neue Projekte
Führung entscheidet:
„Ja, das ist unser Rahmen – und wir halten ihn ein.“
4.4 Datenschutz in Projekte und Änderungen integrieren
Ein wichtiger Hebel:
- Neue Software, neue Website, neue Cloud-Lösung, neues Portal?
- Dann gehört ein Datenschutz- und IT-Sicherheits-Check verpflichtend in das Projekt.
Führung kann hier mit wenigen Sätzen viel bewirken:
„Kein neues System ohne Datenschutz-Check.“
„Bitte frühzeitig mit IT und Datenschutz abstimmen, bevor Verträge unterschrieben werden.“
So wird Datenschutz von Anfang an mitgedacht, statt später „drangeschraubt“ zu werden.
4.5 Kommunikation und Schulungen als Führungsinstrument
Datenschutz-Schulungen sind kein Selbstzweck. Sie sind ein Werkzeug, um:
- Verantwortungsbewusstsein zu stärken
- typische Fehler im Alltag zu reduzieren
- konkrete Handlungsleitlinien zu vermitteln
Wenn Führung:
- Schulungen aktiv unterstützt,
- selbst daran teilnimmt oder kurz einleitet,
- und klar macht, dass Datenschutz Teil guter Arbeit ist,
verändert sich die Kultur messbar – ohne Drohkulisse, sondern durch Vorbild.
5. Kurz erklärt: rechtliche Grundlagen – ohne Zitate
Auch ohne Paragraphen lassen sich die Kernpunkte verständlich zusammenfassen:
- Verantwortlichkeit
Für jede Verarbeitung personenbezogener Daten gibt es eine verantwortliche Stelle – in der Regel das Unternehmen, die Kanzlei oder das Notariat. Die Leitung vertritt diese verantwortliche Stelle. - Rechenschaftspflicht
Es reicht nicht, „irgendwie“ datenschutzkonform zu sein. Sie müssen nachweisen können, dass Sie sich organisiert haben: Dokumentation, Prozesse, Verträge, Schulungen. - Grundprinzipien
Daten dürfen nur für bestimmte, nachvollziehbare Zwecke verarbeitet werden. Sie sollen sparsam, richtig und sicher verarbeitet und nicht länger aufbewahrt werden als nötig. - Schutzmaßnahmen
Technische Maßnahmen (IT-Sicherheit) und organisatorische Maßnahmen (Zugriffsregelungen, Arbeitsanweisungen, Schulungen) müssen zum Risiko passen. - Betroffenenrechte
Personen haben u. a. das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten. Hier braucht es klare interne Abläufe – fachlich, technisch und organisatorisch.
Diese Grundlagen sind der Rahmen, in dem sich jede Führungskraft im Alltag bewegt – bewusst oder unbewusst. Ein bewusstes Steuern reduziert Unsicherheit und spätere Konflikte.
6. Praxis-Check / Schnellstart: Wo stehen Sie als Führung?
Mit den folgenden Fragen können Sie in kurzer Zeit ein erstes Bild gewinnen:
- Zielbild
Gibt es eine klare Führungsentscheidung, welches Datenschutzniveau Sie anstreben? Oder „passiert“ das Thema eher nebenbei? - Rollen und Zuständigkeiten
Wissen alle Beteiligten, wer für was zuständig ist – Geschäftsführung, IT, Datenschutz, Fachbereiche? Gibt es dazu eine kurze, schriftliche Regelung? - Transparenz über Risiken
Liegt Ihnen eine verständliche Übersicht vor, wo in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Kanzlei die größten Datenschutz- und IT-Sicherheitsrisiken liegen? - Dienstleister und Tools
Haben Sie eine aktuelle Liste der wesentlichen Dienstleister (Cloud, Hoster, Kanzleisoftware, Newsletter, Kollaborationstools) und wissen, ob Verträge und Datenschutzbedingungen geprüft wurden? - Schulungen und Sensibilisierung
Finden regelmäßige Schulungen oder Kurz-Updates für Mitarbeitende statt? Werden neue Mitarbeitende strukturiert eingeführt? - Vorfälle und Anfragen
Gibt es einen klaren Ablauf, was passiert bei: Datenpanne, verdächtiger E-Mail, Auskunftsersuchen, Beschwerde?
Wenn Sie mehrere dieser Fragen mit „Nein“ oder „Nicht wirklich“ beantworten, ist das kein Grund zur Panik – aber ein klares Signal, dass eine bewusste Führungsentscheidung zum Datenschutz längst überfällig ist.
7. Abhängigkeiten: Website, IT und Dienstleister im Zusammenspiel
Datenschutz lässt sich nicht isoliert betrachten. Drei Bereiche hängen eng zusammen und brauchen Führung:
7.1 Website als öffentliche Visitenkarte
Ihre Website ist oft der erste Kontaktpunkt:
- Kontaktformulare, Bewerbungsformulare, Mandats- oder Projektanfragen
- Newsletter, Online-Terminbuchung, Downloadbereiche
- eingebettete Karten, Videos, Analyse-Tools
Hier treffen Datenschutz, IT-Sicherheit, Marketing und Reputation direkt aufeinander. Eine „gewachsene“ Website ohne aktuelle Datenschutz-Prüfung kann die beste interne Organisation konterkarieren.
7.2 IT und Informationssicherheit als Fundament
Ohne stabile IT-Sicherheit ist Datenschutz kaum umsetzbar:
- Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Backups
- Patch- und Update-Management
- sichere mobile Arbeit, Homeoffice, Cloud-Nutzung
Führung muss hier klare Linien setzen:
- Welche Sicherheitsstandards gelten?
- Welche Systeme sind freigegeben – welche nicht?
- Wie werden Investitionen priorisiert?
7.3 Dienstleister und externe Tools
Viele Geschäftsprozesse hängen von externen Dienstleistern ab:
- Kanzlei- oder Branchensoftware
- Cloud-Speicher, Kollaborations- und Kommunikationslösungen
- Newsletter- und Marketing-Tools
- externe IT- und Beratungsunternehmen
Hier stellt sich immer die Frage:
- Wie sind die Rollen verteilt (Verantwortlichkeit vs. Auftragsverarbeitung)?
- Wie verlässlich sind die Dienstleister in Sachen Datenschutz und Informationssicherheit?
- Wer prüft und dokumentiert das?
Ohne klare Führungsentscheidungen droht ein Flickenteppich aus Dienstleistenden und Tools, den am Ende niemand mehr überblickt.
8. Ruhiger CTA: Webseitencheck oder umfassender Datenschutzcheck?
Wenn Sie nach der Lektüre den Eindruck haben, dass Datenschutz bei Ihnen eher „mitläuft“, haben Sie grundsätzlich zwei Wege:
- Webseitencheck
- Fokus auf die Außenwirkung: Website, Kontaktformulare, Tracking, Einbindungen externer Dienste
- hilfreicher Einstieg, um sichtbar zu machen, was außen erkennbar ist
- geeignet, wenn Sie einen ersten, begrenzten Schritt gehen möchten
- Umfassender Datenschutzcheck
- berücksichtigt zusätzlich interne Prozesse, IT-Struktur, Dienstleister und Schulungen
- zeigt nicht nur einzelne Baustellen, sondern das Gesamtbild
- sinnvoll, wenn Sie Datenschutz als Führungsaufgabe bewusst neu ordnen wollen
Welche Variante für Sie passend ist, hängt von Ihrer Ausgangslage und Ihren Zielen ab.
In beiden Fällen gilt: Ein klarer, strukturierter Blick von außen entlastet die Führung – anstatt neue Unsicherheit zu erzeugen.
9. FAQ: Häufige Fragen aus der Praxis
9.1 Reicht es nicht, wenn IT und Datenschutzbeauftragte das Thema regeln?
IT und Datenschutzbeauftragte sind wichtige Fachpersonen, können die Führungsverantwortung aber nicht ersetzen.
Sie können Optionen aufzeigen, Risiken bewerten und Lösungen vorschlagen. Die Entscheidung, welches Schutzniveau angestrebt wird und wie mit Zielkonflikten umgegangen wird, bleibt Aufgabe der Leitung.
9.2 Wie viel Zeit muss ich als Führungskraft realistisch investieren?
In der Praxis ist es weniger eine Frage der Zeit als der Klarheit:
- einige Grundsatzentscheidungen pro Jahr
- Teilnahme an ausgewählten Terminen (z. B. Risiko-Review, wesentliche Projekte)
- gelegentliche Kommunikation in Richtung Mitarbeitende
Mit einem gut organisierten Datenschutz-Managementsystem lässt sich dies auf ein überschaubares Maß begrenzen – bei gleichzeitig deutlich höherer Sicherheit.
9.3 Brauche ich zwingend ein umfangreiches Managementsystem?
Nicht jede Organisation braucht ein komplexes, zertifiziertes Managementsystem.
Wichtig ist, dass die wesentlichen Elemente vorhanden sind:
- Übersicht über Prozesse und Risiken
- klare Verantwortlichkeiten
- dokumentierte Maßnahmen und Abläufe bei Vorfällen
Wie formal das ausgestaltet ist, kann an Größe und Branche angepasst werden. Hier unterstützt ein externer Datenschutzbeauftragter mit pragmatischen Lösungen.
9.4 Was ist der häufigste Fehler von Geschäftsführungen im Datenschutz?
Aus der Praxis:
Das Thema ausschließlich als „juristisches Detail“ oder „IT-Angelegenheit“ zu sehen – und sich erst dann damit zu befassen, wenn etwas passiert ist.
Wer frühzeitig bewusst entscheidet, warum Datenschutz Führungsaufgabe ist und wie diese Aufgabe wahrgenommen werden soll, verhindert viele Probleme, bevor sie entstehen.
9.5 Wie bringe ich Datenschutz und knappe Ressourcen unter einen Hut?
Entscheidend ist eine risikobasierte Priorisierung:
- Welche Bereiche sind besonders sensibel (z. B. Mandatsdaten, Personal, Gesundheitsdaten)?
- Wo wäre ein Vorfall besonders kritisch für Reputation oder Geschäftsbetrieb?
- Welche Maßnahmen bringen mit überschaubarem Aufwand spürbare Wirkung?
Statt „alles auf einmal“ umzusetzen, ist ein gestuftes Vorgehen sinnvoll – mit klaren Etappenzielen, die Führung aktiv begleitet.
10. Disclaimer
Dieser Fachartikel bietet eine allgemeine Orientierung zum Thema „Warum Datenschutz Führungsaufgabe ist“. Er ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung und keine Prüfung Ihres konkreten Einzelfalls.
Für verbindliche Aussagen zu Ihrer spezifischen Situation sollten Sie eine qualifizierte rechtliche und datenschutzrechtliche Beratung in Anspruch nehmen.
