Morgens im Unternehmen: Am Eingang leuchtet die Kamera. Auf dem Hof sind neue Kameras montiert. Jemand aus der IT zeigt stolz das Livebild auf dem Monitor. Die Geschäftsführung ist erleichtert. Endlich mehr Sicherheit.
Einige Wochen später stellt eine Mitarbeiterin Fragen. Ob der Pausenbereich wirklich gefilmt werden muss. Ein Kunde möchte wissen, wie lange die Aufnahmen gespeichert werden. Spätestens dann rückt die DSGVO in den Fokus. Videoüberwachung im Mittelstand ist ein sensibles Thema. Dieser Artikel zeigt typische Fehler und pragmatische Lösungen für Ihren Alltag.
1. Warum Videoüberwachung im Mittelstand so attraktiv ist
Viele mittelständische Unternehmen setzen auf Kameras. Gründe sind meist verständlich. Schutz vor Diebstahl. Vandalismus. Unbefugtem Zutritt.
Typische Probleme:
- Videoüberwachung wird als schnelle Lösung für viele Probleme gesehen
- Es wird zuerst Technik bestellt und montiert, dann über Datenschutz nachgedacht
- Niemand hat den Gesamtüberblick, welche Bereiche tatsächlich gefilmt werden
Pragmatische Lösung:
- Starten Sie immer mit der Frage: Welches konkrete Problem soll gelöst werden
- Prüfen Sie, ob organisatorische oder bauliche Maßnahmen das Problem teilweise auffangen können
- Entscheiden Sie dann bewusst, wo Kameras wirklich nötig sind und wo nicht
2. Unklare Ziele: Sicherheit, Kontrolle oder Bequemlichkeit
In der Praxis haben viele Anlagen mehrere Zwecke. Ein Teil dient der Sicherung von Eingängen. Ein anderer Teil überwacht Arbeitsplätze. Manchmal läuft die Kamera einfach, „weil es praktisch ist“.
Typische Probleme:
- Keine klare schriftliche Festlegung, wofür die Videoüberwachung genutzt wird
- Vermischung von Sicherheitszwecken und Leistungs- oder Verhaltenskontrolle
- Unterschiedliche Erwartungen bei Geschäftsführung, IT und Team
Pragmatische Lösung:
- Legen Sie pro Kamera oder Kamerabereich einen eindeutigen Zweck fest
- Dokumentieren Sie diese Zwecke und stimmen Sie sie intern ab
- Vermeiden Sie, dass aus Sicherheitskameras schleichend Kontrollinstrumente werden
3. Zu große Bereiche im Blick
Kameras sind schnell auf „möglichst viel Fläche“ eingestellt. Der Parkplatz, der Eingangsbereich, die Flure, vielleicht sogar Teile des öffentlichen Gehwegs. Aus Sicht der DSGVO gilt: So wenig wie möglich, so viel wie nötig.
Typische Probleme:
- Kameras erfassen mehr als das eigene Grundstück
- Pausenräume oder Rückzugsbereiche sind mit im Bild
- Kameras laufen dauerhaft, obwohl nur bestimmte Zeiten kritisch sind
Pragmatische Lösung:
- Richten Sie Kameras so aus, dass sie nur die wirklich relevanten Flächen erfassen
- Blenden Sie sensiblere Bereiche technisch aus, zum Beispiel Pausenbereiche oder Nachbargrundstücke
- Prüfen Sie, ob bestimmte Kameras nur zu definierten Zeiten aktiv sein müssen
4. Speicherdauer ohne Konzept
In vielen Systemen ist eine lange Speicherdauer die Voreinstellung. 14, 30 oder sogar 90 Tage. Das wirkt zunächst komfortabel. Aus Sicht des Datenschutzes ist es aber oft zu lang.
Typische Probleme:
- Speicherdauer wird nicht bewusst festgelegt, sondern aus der Voreinstellung übernommen
- Alte Aufnahmen bleiben im System, obwohl niemand sie braucht
- Es gibt keine klare Begründung, warum Daten wie lange vorgehalten werden
Pragmatische Lösung:
- Legen Sie pro Anlage eine konkrete Speicherdauer fest und dokumentieren Sie diese
- Orientieren Sie sich an dem Zeitraum, in dem Vorfälle üblicherweise bemerkt werden (oft wenige Tage)
- Richten Sie automatische Löschroutinen ein und prüfen Sie stichprobenartig, ob sie funktionieren
5. Hinweisschilder fehlen oder sind unklar
Wer gefilmt wird, hat ein Recht auf Information. In der Praxis sind Hinweisschilder oft klein, versteckt oder unvollständig. Manche fehlen komplett.
Typische Probleme:
- Personen betreten überwachte Bereiche, ohne den Hinweis zu sehen
- Schilder enthalten nur ein Kamera Symbol, aber keine weiteren Angaben
- Es ist nicht erkennbar, wer Verantwortliche oder Verantwortlicher ist und wie man Kontakt aufnimmt
Pragmatische Lösung:
- Bringen Sie gut sichtbare Hinweisschilder an allen Zugängen zu überwachten Bereichen an
- Geben Sie dort mindestens Verantwortliche oder Verantwortlichen, Zweck der Überwachung und einen Kontakt an
- Ergänzen Sie weiterführende Informationen in der Datenschutzerklärung, zum Beispiel auf der Website
6. Mitarbeitende fühlen sich überwacht
Videoüberwachung betrifft häufig auch Mitarbeitende. Besonders kritisch ist die Überwachung von Arbeitsplätzen, an denen Personen dauerhaft sitzen oder stehen. Hier treffen Datenschutz und Arbeitsrecht zusammen.
Typische Probleme:
- Kameras sind auf Arbeitsplätze, Kassen oder Werkbänke gerichtet
- Mitarbeitende wissen nicht genau, wofür die Aufnahmen genutzt werden
- Es gibt Unsicherheit, ob eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle stattfindet
Pragmatische Lösung:
- Prüfen Sie sehr genau, ob eine Überwachung von Arbeitsplätzen wirklich nötig und verhältnismäßig ist
- Binden Sie, wo vorhanden, den Betriebsrat in die Planung ein
- Informieren Sie Mitarbeitende offen über Zweck, Bereiche, Speicherdauer und Zugriffsregelungen
7. Zugriffsrechte und Auswertung ohne klare Regeln
In manchen Unternehmen können viele Personen auf Livebilder und Aufnahmen zugreifen. Manchmal sogar von unterwegs. Klare Kriterien für Abruf und Auswertung fehlen.
Typische Probleme:
- Zu viele Personen haben Zugriff auf das System
- Auswertungen erfolgen ohne festgelegten Anlass oder ohne Protokoll
- Es ist unklar, wie lange Auszüge aus Aufnahmen aufbewahrt werden dürfen
Pragmatische Lösung:
- Begrenzen Sie den Zugriff auf so wenige Personen wie möglich
- Legen Sie fest, bei welchen Anlässen Aufzeichnungen eingesehen werden dürfen (zum Beispiel konkreter Vorfall)
- Dokumentieren Sie Zugriffe und Auswertungen und legen Sie klare Löschfristen für exportierte Sequenzen fest
8. Technik ohne ausreichende Sicherheit
Moderne Kamerasysteme sind oft über das Netz erreichbar. Teilweise mit Zugriff von außen oder mit Cloud Speicher. Wenn hier Sicherheitsstandards fehlen, entsteht ein zusätzliches Risiko.
Typische Probleme:
- Werkspasswörter werden nicht geändert
- Fernzugriffe sind offen, ohne Zwei Faktor Schutz
- Serverstandorte und Verschlüsselung sind unklar
Pragmatische Lösung:
- Arbeiten Sie mit der IT zusammen, um Mindeststandards für Kamerasysteme festzulegen
- Ändern Sie Standardzugänge, nutzen Sie starke Passwörter und, wo möglich, Zwei Faktor Verfahren
- Prüfen Sie bei Cloud Lösungen, wo die Daten gespeichert werden und welche Sicherheitsmaßnahmen der Anbieter einsetzt
9. Videoüberwachung und Website greifen ineinander
Manche Unternehmen binden Kamerabilder oder Zeitraffer auf ihrer Website ein. Etwa vom Firmengelände, vom Showroom oder von Veranstaltungen. Damit wird die Videoüberwachung Teil der Online Präsenz.
Typische Probleme:
- Live Bilder werden öffentlich gezeigt, ohne dass klar ist, wer zu sehen ist
- Datenschutzerklärung der Website berücksichtigt die Videoeinbindung nicht
- Externe Dienste für Streaming oder Speicherung laufen ohne Transparenz
Pragmatische Lösung:
- Prüfen Sie, ob wirklich Personen erkennbar sind und ob das nötig ist
- Passen Sie die Datenschutzerklärung der Website an und beschreiben Sie die Einbindung verständlich
- Nutzen Sie einen Webseitencheck, um zu prüfen, welche zusätzlichen Datenflüsse durch die Einbindung entstehen
10. Dokumentation und DSGVO Nachweis fehlen
Aus Sicht der DSGVO reicht es nicht, „nur“ sorgfältig zu arbeiten. Verantwortliche müssen auch nachweisen können, wie sie Datenschutz bei der Videoüberwachung berücksichtigen.
Typische Probleme:
- Es gibt keine dokumentierte Interessenabwägung
- Die Videoüberwachung taucht im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nicht auf
- Bei umfangreicher Überwachung wird nicht geprüft, ob eine Datenschutz Folgenabschätzung nötig ist
Pragmatische Lösung:
- Erfassen Sie die Videoüberwachung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Halten Sie Ihre Abwägung zwischen Sicherheitsinteresse und Persönlichkeitsrechten schriftlich fest
- Prüfen Sie bei weitreichender oder systematischer Überwachung, ob eine Datenschutz Folgenabschätzung erforderlich sein kann und holen Sie fachliche Unterstützung hinzu
Schnellstart in 60 Minuten
Sie können in einer Stunde viel Klarheit zur Videoüberwachung in Ihrem Unternehmen gewinnen. Ohne komplettes Projekt.
Vorschlag für 60 Minuten:
- 10 Minuten: Liste aller Kameras erstellen, inklusive Standort und Blickfeld
- 10 Minuten: Zu jeder Kamera den Zweck notieren (zum Beispiel Zugangssicherung, Schutz Lagerbereich)
- 10 Minuten: Speicherdauer und Zugriffsberechtigungen erfassen
- 10 Minuten: Prüfen, ob Hinweisschilder sichtbar und inhaltlich passend sind
- 10 Minuten: Kurz schauen, ob Website, Datenschutzerklärung und interne Dokumentation die Videoüberwachung abbilden
- 10 Minuten: Entscheiden, ob ein Webseitencheck oder ein kurzer Datenschutzcheck für die nächsten Schritte sinnvoll ist
Nach dieser Stunde haben Sie kein perfektes System. Aber Sie wissen, wo Handlungsbedarf besteht und wo Sie schon gut aufgestellt sind.
Webseitencheck oder Datenschutzcheck
Videoüberwachung im Mittelstand ist ein sensibles Thema. Sie soll Sicherheit schaffen, ohne das Vertrauen von Mitarbeitenden und Besuchenden zu belasten.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre bestehende Anlage datenschutzkonform ist, hilft ein strukturierter Blick von außen.
- Ein Webseitencheck betrachtet, wie Ihre Website mit Kamerabildern, Streaming Diensten und Datenschutzerklärung umgeht.
- Ein kurzer Datenschutzcheck bezieht zusätzlich Ihre interne Videoüberwachung, Prozesse, Dokumentation und Zuständigkeiten ein.
Auf dieser Grundlage können Sie in Ruhe entscheiden, welche Anpassungen nötig sind und was Sie im Unternehmen selbst umsetzen möchten.
FAQ: Datenschutz und Videoüberwachung im Mittelstand
1. Ist Videoüberwachung im Unternehmen grundsätzlich erlaubt
Videoüberwachung kann zulässig sein, wenn sie einem klaren, berechtigten Zweck dient und verhältnismäßig ist. Entscheidend ist, dass Rechte der betroffenen Personen gewahrt und gesetzliche Vorgaben beachtet werden.
2. Wie lange dürfen Videoaufnahmen gespeichert werden
Es gibt keine starre einheitliche Frist. Die Speicherdauer muss sich am Zweck orientieren. In vielen Fällen sind wenige Tage ausreichend. Wichtig ist, dass die Dauer begründet und dokumentiert wird und eine automatische Löschung erfolgt.
3. Dürfen Arbeitsplätze mit Kameras überwacht werden
Die Überwachung von Arbeitsplätzen ist besonders sensibel. Sie ist nur in engen Grenzen und mit sorgfältiger Abwägung zulässig. Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist in der Regel kritisch. Eine individuelle Prüfung ist hier wichtig.
4. Müssen wir die Videoüberwachung in der Datenschutzerklärung erwähnen
Ja. Die Videoüberwachung ist eine Form der Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie sollte im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und in den Informationen nach DSGVO, zum Beispiel in der Datenschutzerklärung, nachvollziehbar beschrieben sein.
5. Wann ist eine Datenschutz Folgenabschätzung bei Videoüberwachung nötig
Eine Datenschutz Folgenabschätzung kann unter anderem dann erforderlich sein, wenn öffentlich zugängliche Bereiche in größerem Umfang systematisch überwacht werden. Ob das im konkreten Fall zutrifft, sollte sorgfältig geprüft werden.
Disclaimer
Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung zu Datenschutz und Videoüberwachung im Mittelstand. Er ersetzt keine individuelle Rechtsberatung und kann die Prüfung des Einzelfalls durch qualifizierte Fachleute nicht ersetzen.
