Wo Datenschutz beginnt
Der Alltag in vielen kleinen und mittleren Unternehmen sieht so aus: Jemand entdeckt ein neues KI Tool. Texte werden schneller geschrieben. Übersetzungen gehen in Sekunden. Bilder entstehen per Knopfdruck. Die Ergebnisse überzeugen. Das Team nutzt das Tool einfach mit.
Die Frage nach Datenschutz und DSGVO kommt oft erst später. Dann ist unklar, welche Daten bereits verarbeitet wurden. Oder wer eigentlich entschieden hat, was erlaubt ist. In diesem Artikel geht es darum, wo Datenschutz bei Künstlicher Intelligenz im KMU beginnt. Und wie Sie mit einfachen Schritten Struktur in das Thema bringen.
1. Unterschiedliche Vorstellungen von KI im Unternehmen
In einem Unternehmen meinen viele Personen etwas anderes, wenn sie über KI sprechen. Die einen denken an Chatbots. Andere an Textgeneratoren. Wieder andere an komplette Automatisierung.
Ohne gemeinsames Verständnis reden alle aneinander vorbei. Entscheidungen werden verzögert. Datenschutzfragen bleiben liegen, weil die Grundlagen fehlen.
Pragmatische Lösung
- Sammeln Sie Beispiele: Welche KI Anwendungen nutzen Sie heute schon, auch testweise.
- Halten Sie kurz fest, was Sie im Unternehmen unter KI verstehen.
- Nutzen Sie diese gemeinsame Definition für weitere Diskussionen und Entscheidungen.
2. Spontaner Einsatz von KI Tools ohne Bewertung
Im Alltag passiert es schnell: Eine Person meldet sich bei einem Online Dienst an. Die kostenlose Version reicht für den Start. Arbeitsergebnisse werden besser und schneller. Die Nutzung wird ausgedehnt.
Datenschutz, Vertragslage, Speicherort der Daten und DSGVO Konformität wurden in diesem Moment noch nicht geprüft. So entsteht eine Schattennutzung von Künstlicher Intelligenz im KMU.
Pragmatische Lösung
- Führen Sie eine einfache Meldepflicht ein: Neue KI Tools werden kurz an IT oder Office Management gemeldet.
- Erstellen Sie eine kompakte Checkliste mit 5 bis 7 Fragen zu Daten, Zweck und Anbietern.
- Treffen Sie erst danach eine bewusste Entscheidung zur Nutzung.
3. Vertrauliche Daten in KI Systeme hochladen
Viele KI Dienste arbeiten so, dass Nutzende Texte, Dateien oder Beispiele hochladen. Aus Bequemlichkeit landen dort schnell Kundendaten, Projektdetails oder interne Informationen.
Auf den ersten Blick ist das praktisch. Gleichzeitig ist oft unklar, ob diese Daten für Trainingszwecke genutzt werden. Und ob Dritte Zugriff erhalten könnten.
Pragmatische Lösung
- Definieren Sie klar, welche Datenarten niemals in externe KI Tools gehören, zum Beispiel besondere Kategorien oder sensible Verträge.
- Erstellen Sie einfache Beispiele: „Diese Fälle ja, diese Fälle nein“.
- Prüfen Sie, ob es Einstellungen gibt, mit denen Trainingsnutzung ausgeschaltet werden kann.
4. Unklare Rollen und Zuständigkeiten
In vielen KMU gibt es keinen eindeutigen Blick darauf, wer Entscheidungen zu KI und Datenschutz trifft. IT, Geschäftsführung und Fachabteilungen handeln jeweils aus ihrer Sicht.
Das führt zu Lücken. Manche Projekte laufen ohne Abstimmung. Andere werden aus Unsicherheit gestoppt. Datenschutz ist dann eher Bremse als Orientierung.
Pragmatische Lösung
- Benennen Sie eine Ansprechperson für Datenschutz bei KI Themen.
- Legen Sie fest, ab welcher Tragweite Projekte mit dieser Person oder einem externen Datenschutzbeauftragter abgestimmt werden.
- Dokumentieren Sie Entscheidungen kurz, damit sie später nachvollziehbar bleiben.
5. Keine Regeln für die Nutzung von KI im Alltag
Mitarbeitende probieren gerne neue Werkzeuge aus. Das ist verständlich und oft hilfreich. Ohne Leitplanken entstehen aber sehr unterschiedliche Vorgehensweisen. Manche geben nur neutrale Texte ein. Andere nutzen Kundendaten oder Personaldaten.
So wird Datenschutz zu einem Zufallsprodukt. Die Risiken sind von außen schwer erkennbar.
Pragmatische Lösung
- Erstellen Sie eine kurze Richtlinie „KI im Arbeitsalltag“, maximal zwei Seiten.
- Beschreiben Sie darin, wofür KI Tools genutzt werden dürfen und wo Grenzen liegen.
- Binden Sie die Richtlinie in Onboarding und kurze interne Schulungen ein.
6. Fehlende Transparenz gegenüber Mitarbeitenden und Kundschaft
Wenn KI in Prozessen oder auf der Website eingesetzt wird, wissen viele Beteiligte nicht, wo genau. Mitarbeitende sind unsicher, ob Ergebnisse verändert werden. Kundinnen und Kunden können nicht erkennen, wann KI im Spiel ist.
Das kann zu Misstrauen führen. Datenschutzfragen werden erst gestellt, wenn bereits Kritik da ist.
Pragmatische Lösung
- Machen Sie intern sichtbar, in welchen Abläufen KI eingesetzt wird.
- Prüfen Sie, ob an bestimmten Stellen Hinweise für Kundschaft sinnvoll sind, etwa bei Chatbots auf der Website.
- Erklären Sie in einfachen Worten, welche Daten verarbeitet werden und zu welchem Zweck.
7. KI Funktionen auf der Website ohne Datenschutzblick
Viele Websites binden inzwischen Assistenten ein. Chatbots, Empfehlungssysteme oder automatisierte Kontaktfunktionen. Diese Dienste laufen oft über externe Anbieter.
Wenn diese Einbindung nicht in Datenschutzerklärung, Cookie Banner und Technik abgebildet wird, entstehen typische DSGVO Fehler. Besonders dann, wenn Daten auf Servern außerhalb der EU verarbeitet werden.
Pragmatische Lösung
- Erfassen Sie alle KI ähnlichen Funktionen auf Ihrer Website, inklusive Chatbots und Analyse Werkzeuge.
- Prüfen Sie, welche Daten dort eingegeben oder automatisch übertragen werden.
- Passen Sie Cookie Banner und Datenschutzerklärung an oder lassen Sie einen Webseitencheck durchführen.
8. Kein Überblick über Datenflüsse und Speicherorte
Künstliche Intelligenz im KMU greift oft auf verschiedene Systeme zu. Daten kommen aus E-Mails, CRM, DMS oder Fachanwendungen. Ergebnisse werden in anderen Systemen abgelegt.
Ohne Übersicht ist schwer zu erkennen, ob Löschfristen eingehalten werden. Auch Auskunftsanfragen lassen sich dann nur mit großem Aufwand bedienen.
Pragmatische Lösung
- Skizzieren Sie für jede wichtige KI Anwendung einen einfachen Datenfluss: Quelle, Verarbeitung, Speicherung.
- Notieren Sie dazu, wie lange diese Daten gespeichert werden und wer Zugriff hat.
- Nutzen Sie diese Übersicht für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
9. Schulung und Bewusstsein bleiben auf der Strecke
Technik lässt sich oft schnell einführen. Verständnis, Haltung und Routine im Team brauchen mehr Zeit. Wenn nur wenige Personen wissen, wie KI und Datenschutz zusammenspielen, entstehen Unsicherheiten.
Mitarbeitende treffen dann vorsichtige oder riskante Entscheidungen, je nach persönlichem Gefühl.
Pragmatische Lösung
- Bieten Sie kurze, praxisnahe Schulungen zu KI und Datenschutz an, zum Beispiel 60 Minuten im Team.
- Arbeiten Sie mit konkreten Beispielen aus Ihrem Unternehmen.
- Wiederholen Sie das Thema regelmäßig in kleiner Form, etwa mit kurzen Hinweisen im Intranet oder in Teamrunden.
10. Nur Technik im Blick, Organisation fehlt
Viele Projekte konzentrieren sich auf die Auswahl des KI Tools. Fragen zu Lizenzen, Integration und Funktionsumfang stehen im Vordergrund. Organisatorische Punkte wie Verantwortlichkeiten, Prozesse oder Dokumentation bleiben hinten an.
Dadurch entstehen Lösungen, die technisch funktionieren, aber schwer steuerbar sind.
Pragmatische Lösung
- Ergänzen Sie technische Entscheidungen immer um drei Fragen: Wer entscheidet, wer nutzt, wer kontrolliert.
- Legen Sie für jede wichtige Anwendung einen einfachen Prozess fest, zum Beispiel zur Freigabe neuer Anwendungsfälle.
- Halten Sie diese Prozesse kurz schriftlich fest und verknüpfen Sie sie mit Ihrem bestehenden Datenschutzmanagement.
Schnellstart in 60 Minuten
Sie können in einer Stunde bereits eine gute Grundlage schaffen. Ziel ist kein fertiges KI Konzept, sondern ein erster, klarer Überblick.
Vorschlag für 60 Minuten:
- 10 Minuten: Notieren Sie alle KI Tools und Funktionen, die Ihnen spontan einfallen, intern und auf der Website.
- 10 Minuten: Markieren Sie Anwendungen, in denen Kundendaten oder Personaldaten vorkommen.
- 10 Minuten: Prüfen Sie grob, welche dieser Anwendungen über externe Anbieter laufen.
- 10 Minuten: Halten Sie erste Risiken oder Fragezeichen fest, zum Beispiel Speicherort, Trainingsnutzung, Verträge.
- 10 Minuten: Überlegen Sie, welche drei Themen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.
- 10 Minuten: Entscheiden Sie, ob Sie mit internen Schritten beginnen oder einen kurzen Datenschutzcheck bzw. Webseitencheck nutzen möchten.
Am Ende dieser Stunde haben Sie kein vollständiges Konzept. Sie wissen aber, wo Sie stehen und wo Sie ansetzen können.
Webseitencheck oder Datenschutzcheck
Künstliche Intelligenz im KMU muss kein Großprojekt sein. Oft reichen einige gezielte Schritte, damit Datenschutz von Anfang an mitgedacht wird.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Website oder Ihre Prozesse bereits typische KI und Datenschutzthemen berücksichtigen, kann ein externer Blick helfen.
Zwei Formate bieten sich an:
- Ein Webseitencheck, der prüft, welche KI Funktionen, Tracking Systeme und Formulare auf Ihrer Seite aktiv sind und wie sie aus Datenschutzsicht wirken.
- Ein kurzer Datenschutzcheck, der die wichtigsten KI Anwendungen in Ihrem Unternehmen erfasst und erste Prioritäten setzt.
Sie entscheiden danach in Ruhe, welche Maßnahmen Sie selbst umsetzen und wo Sie Unterstützung wünschen.
FAQ: Künstliche Intelligenz und Datenschutz im KMU
1. Ab wann gilt Künstliche Intelligenz im rechtlichen Sinn?
Es gibt unterschiedliche technische Definitionen. Für den Datenschutz ist entscheidend, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden. Sobald KI Tools mit solchen Daten arbeiten, greifen die bekannten Grundsätze der DSGVO.
2. Dürfen Mitarbeitende frei KI Tools nutzen, wenn sie ihre Arbeit erleichtern?
Das hängt von Ihren internen Regeln ab. Aus Datenschutzsicht sollten Sie klare Vorgaben machen, welche Daten in externe KI Dienste eingegeben werden dürfen und welche nicht.
3. Welche Rolle spielt ein externer Datenschutzbeauftragter bei KI Projekten?
Ein externer Datenschutzbeauftragter kann helfen, Risiken zu bewerten, Dokumentation aufzubauen und Prozesse zu strukturieren. Vor allem dann, wenn intern wenig Zeit oder Erfahrung mit KI und Datenschutz vorhanden ist.
4. Muss ich alle bestehenden KI Tests sofort stoppen, wenn es noch keine Regeln gibt?
Nicht zwingend. Wichtig ist, dass Sie sich einen Überblick verschaffen, welche Tools genutzt werden und mit welchen Daten. Danach können Sie entscheiden, wo kurzfristige Anpassungen nötig sind und wo Sie geordnet weiterarbeiten können.
5. Wie beginne ich, wenn das Thema KI im Unternehmen noch sehr unstrukturiert wirkt?
Starten Sie mit einer einfachen Bestandsaufnahme. Erfassen Sie Tools, Datenarten und Einsatzbereiche. Nutzen Sie danach einen kompakten Datenschutzcheck oder interne Workshops, um Ziele und Regeln festzulegen.
Disclaimer
Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung zum Umgang mit Künstlicher Intelligenz und Datenschutz in kleinen und mittleren Unternehmen. Er ersetzt keine individuelle Rechtsberatung und kann die Prüfung des Einzelfalls durch qualifizierte Fachleute nicht ersetzen.
